Perbedaan Invoice dan Quotation, Pelaku Usaha Harus Tahu!

May 4, 2021

Setelah terjadi kesepakatan antara penjual dan pembeli untuk jumlah pesanan dan nominal pembayaran, akan ada dua sistem yang diterapkan yaitu menggunakan sistem faktur penjualan atau disebut dengan invoice atau menggunakan surat penawaran atau disebut dengan quotation. Baik menggunakan invoice ataupun quotation, permudah transaksi antara kamu dan customer dengan aplikasi pembayaran online. Namun, pertama-tama agar tidak keliru dalam menggunakannya, yuk ketahui perbedaan antara invoice dan quotation

 

Apa yang Dimaksud dengan Invoice?

Merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar. Pada kenyataannya, banyak penjual yang menggunakan invoice untuk menagih pembelanjaan yang dilakukan oleh pembeli. 

 

Fungsi Invoice

Selain itu, invoice juga memiliki beberapa fungsi lain dalam sebuah transaksi jual-beli, yaitu : 

  1. Mencantumkan rincian pembelian dan waktu pembayaran untuk menagih  kepada konsumen
  2. Sebagai bukti yang sah atas pembelian jika ada ketidaksesuaian dalam pembayaran tagihan atau pengiriman barang.
  3. Alat pemantau perkembangan bisnis
  4. Membantu pembuatan pembukuan keuangan
  5. Sebagai acuan yang sah jika ingin menjual kembali barang yang dibeli kepada pihak lain.

 

Komponen Invoice

Pada umumnya, invoice dibuat sebanyak tiga rangkap, dengan rincian satu lembar untuk pembeli, lembar kedua akan disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagih, dan lembar terakhir akan disimpan di dalam buku faktur. Dalam penulisan invoice, tidak ada format kaku sebagai ketentuan baku. Namun tetap ada beberapa poin yang harus ada dalam sebuah invoice, yaitu : 

 

  • Tujuan penagihan: Nama pelanggan 
  • Identitas penjual: ama, alamat, dan nomor telepon penjual
  • Nomor invoice: Biasanya dimulai dengan tahun, bulan, dan urutan dari angka 1
  • Pembelian barang: Daftar barang yang dibeli, termasuk jumlah pesanan, harga satuan, total tagihan, dan jumlah pajak yang harus dibayar
  • Nominal tagihan: Diskon dan biaya pengiriman (jika ada)
  • Sistem pembayaran. Pembayaran yang dilakukan dengan metode transfer rekening bank, penjual wajib  mencantumkan nomor rekening perusahaan. 

 

Apa yang Dimaksud dengan Quotation?

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan. Fungsinya adalah sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B. 

 

Fungsi Quotation

Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan penjual dalam penggunaan quotation, misalnya: 

  1. Efektif dan efisien sehingga perusahaan dan partner bisnisnya akan dengan mudah melihat harga dan jumlah pesanan yang ditulis dengan jelas dalam selembar kertas quotation. 
  2. Dapat meminimalisasi risiko yang tidak diharapkan karena quotation sudah memuat semua informasi secara jelas. Kasus pembatalan pembelian atau perubahan harga yang bisa berakibat pada proses pengadaan barang dapat dicegah dengan adanya quotation. Tidak hanya penjual, pembeli juga akan merasa terbantu dalam proses pengadaan dengan menggunakan quotation. Pembeli tidak lagi perlu khawatir jika akan melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, produk atau jasa yang susah didapat, dan masalah dalam biaya kirim. 
  3. Mempermudah transaksi jual beli. Penulisan yang jelas mengenai jumlah dan jenis barang akan mempermudah proses pencarian produk atau jasa sesuai keinginan dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang diinginkan. Durasi pengadaan barang juga bisa dipersingkat jika menggunakan quotation sehingga dapat menghemat waktu bagi penyedia jasa atau barang dan pihak yang meminta jasa atau barang tersebut. 
  4. Membuat perusahaan lebih mudah dalam mengatur uang yang keluar dan masuk. Sehingga kondisi keuangan perusahaan pun tetap aman dan tidak melebihi anggaran yang telah dibuat sebelumnya. 

 

Komponen Quotation

Hal umum yang ada di dalam quotation yaitu adanya kode dan juga deskripsi dari barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk jumlah pesanan dan juga harga satuan. Jika ada diskon atau promo akan dicantumkan dengan rinci. 

Lalu setelah itu akan ada harga penawaran yang diberikan. Selain itu, quotation juga mencantumkan data detail perusahaan yang menawarkan secara lengkap. Mulai dari alamat, nomor telepon, sales, dan penanggung jawab dari perusahaan dengan posisi terpentingnya.

 

Perbedaan Invoice dan Quotation: Waktu Pemberiannya

Dari penjelasan perbedaan antara invoice dan quotation di atas, kedua dokumen ini dapat dibedakan pada waktu pemberiannya. Invoice atau faktur penjualan merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, ppn, diskon dan sebagainya. Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak. 

Sementara, quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya permintaan dan berfungsi sebagai penawaran tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, Dokumen ini biasa digunakan untuk transaksi B2B.  

 

Untuk pembayaran pesanan yang dibuat oleh konsumen, Anda tidak perlu khawatir. Saat ini ada solusi untuk transaksi non tunai kapan saja, dimana saja. Download aplikasi pembayaran online AIQQON di Playstore, satu aplikasi untuk kembangkan usahamu. Karena yang istimewa, kalah dengan yang selalu ada.

 

Referensi : 

Mbiz.Cara Mudah untuk Membedakan Quotation dan Invoice

Paper ID. Quotation dan Invoice, Perbedaan dan Perannya Dalam Proses Purchasing

Linov HR. Apa itu Quotation? Pengertian, Manfaat dan Contoh Quotation

Akseleran. Apa Itu Invoice? Apa Saja Jenis-Jenis Invoice? Berikut Penjelasannya

Sumber foto: Pixabay

Customer Service Aiqqon
Halo, selamat datang di AIQQON. Apakah ada yang bisa saya bantu?